就業規則とは、社員が働くにあたっての労働条件や遵守すべき内容を定めたものです。社員全員に影響力が及ぶため、人事部門にとって、これらを管理・運営していくことは非常に重要な業務です。
就業規則は、常時10人の社員を使用する事業場においては必ず作成し、行政官庁(労働基準監督長)に届出なければならない(労働基準法89条)。また、作成や変更にあたっては、事業場において、その事業場で働く社員の過半数以上で組織する労働組合、労働組合がない場合は、社員の過半数以上を代表する人の意見を聴取し、それらを記述した書面を添付する必要があります。
就業規則に記載すべき内容について「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」があります。前者は、必ず規則に記載しなければならない内容であり、後者はそれらのルールや制度がある場合には、記載しなければならない内容であります。就業規則の記載事項は、労働基準法及び労働協約に反する内容である場合、その部分は無効となります。
社員にとっても就業規則は、賃金や休暇など働くにあたって確認したいルールや条件が定められているため、これらの周知についても、法律により義務化されています。具体的には、次のいずれかの方法により周知する必要があります。

(1)業場の見やすい場所への掲示又は備付け
(2)書面の交付
(3)磁気テープ、磁気ディスクその他これに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に社員がその記録の内容を常時確認することができる機器を設置すること。

近年では、オフィスのインターネット環境が整備されてきたため、イントラネットへの掲載によって周知している企業も多い。当然ながら、例えば生産ラインに従事しており、それらのネットワークへのアクセスが難しい社員がいる場合には、別途配付するなどの対応も必要となります。